Un événement d’entreprise est une occasion pour se faire connaître, pour fidéliser sa clientèle et renforcer les partenariats professionnels avec les associés. Ainsi, chaque événement nécessite une bonne planification et beaucoup d’organisation pour garantir sa réussite. De l’emplacement à l’animation, en passant par le service et la gastronomie, tout doit être bien exécuté. C’est pourquoi la plupart des entreprises font appel aux services d’un traiteur corporate afin d’éviter les erreurs et s’assurer que les invités seront satisfaits du déroulement de l’événement.
Ainsi, que ce soit pour un dîner privé, un cocktail, un séminaire ou autre événement, le choix du prestataire est primordial.
Dans cet article, SMYL la filiale de restauration collective du groupe RMO vous livre quelques conseils pour vous aider à choisir le meilleur service traiteur événementiel pour votre événement professionnel.
Pourquoi faut-il faire appel à un traiteur corporate ?
Séminaire, repas d'affaires, réception ou lancement de produits, tous ces événements nécessitent une nourriture de qualité afin de ravir les invités. Organiser un événement d’entreprise implique donc une grande organisation en amont, pendant et après l’événement.
Avant de connaître les étapes pour bien choisir un traiteur corporate pour un événement d’entreprise, il convient de préciser l’importance de recourir aux services de ces professionnels. Tout d’abord, il faut savoir que la réussite d’un dîner d’entreprise ou autre événement impacte grandement la réputation et la notoriété de l’entreprise. Dans le cas où l’événement n’est pas organisé par un professionnel dans le domaine, plusieurs erreurs peuvent être commises. Cela peut entraîner différentes conséquences, non seulement sur la réputation, mais aussi sur l’image que les clients ont de la société.
Le traiteur corporate étant spécialisé dans le domaine peut se charger également de toute la partie évènementielle afin de permettre aux managers de se concentrer sur leurs objectifs. Ils peuvent prendre en charge l’organisation, le déroulement et la restauration de l’événement, mais s’occuperont également de la logistique ainsi que des préparatifs indispensables avant et après le buffet.
Comment bien choisir un traiteur corporate afin de réussir son événement d’entreprise ?
Afin de réussir votre événement d’entreprise, le choix d’un traiteur corporate est une étape indispensable. SMYL, filiale de restauration collective du groupe RMO vous présente quelques critères à prendre en compte afin de choisir le bon traiteur pour votre prochain événement :
Les prestations de service offertes
Ce point est déterminant pour le choix d’un traiteur corporate. Il faudra donc demander qu’est-ce que le traiteur vous propose ? juste de la nourriture ? juste des boissons et des snacks ? des plats forts et des desserts ?, etc.
Ce choix dépend également de la nature de votre événement et du type d’invités. Donc si vous avez besoin d’impressionner les dignitaires ou les hommes d’affaires sérieux, il peut être préférable de choisir un dîner élégant et dédié. Par contre, s’il s’agit d’un événement de marketing ou de relations publiques, il peut être préférable d’engager un traiteur qui se chargera des repas éclectiques.
A cet égard, il faudra bien écouter les propositions de chaque entreprise et ce qu’elle peut faire pour vous, car c’est là qu’elle vous indiquera les prix et les sujets qu’elle peut aborder.
Le personnel de salle
L’une des erreurs les plus courantes des planificateurs d’événements est de choisir un traiteur avec un chef et une équipe de cuisine extraordinaires, mais une très mauvaise équipe de service. Il faudra donc, dès le début, prendre le temps de passer en revue l’expérience du personnel qui va assister à l’événement.
- Pour les serveurs : ils doivent avoir suffisamment d’expérience pour servir, assister et ramasser rapidement et parmi un grand nombre d’invités.
- Pour les barmen : ils doivent savoir faire plusieurs verres, limiter l’alcool, et surtout servir avec patience et respect.
- Pour l’équipe de cuisine : chargée de la préparation des plats et la transmission au personnel de service, ils doivent savoir comment organiser la nourriture et les boissons d’une manière ordonnée et appétissante.
Les équipements
Lorsque vous engagez un traiteur corporate, vous engagez tout ce qui est prêt, vous n’avez pas besoin de fournir de la vaisselle, de l’équipement ou quoi que ce soit d’autre. Par conséquent, avant de prendre la décision, il faudra tenir compte du type d’équipement de cuisine dont il dispose, de la façon dont il déplace les aliments, des plats qu’il offre, etc.
En effet, un bel ensemble de vaisselle, de couverts, d’organisation et de service est essentiel pour que les invités de l’événement et vos clients se sentent à l’aise et heureux.
Le montage et le nettoyage
Un autre facteur important dans votre événement est le temps de préparation et de nettoyage. Si la société de restauration prend beaucoup de temps pour organiser la cuisine et la nourriture, alors il sera plus cher, car vous devez payer un supplément pour le lieu et le temps.
Le temps et l’efficacité du nettoyage sont également importants, car si les gens du service de traiteur laissent les choses sales et le lieu en mauvais état, votre entreprise qui est l’organisateur de l’événement doit s’en charger.
Les références
Avant de faire le choix final, il est fortement recommandé de demander l’avis d’autres clients ou références du traiteur corporate. Il faudra donc leur demander quelle expérience ont-ils eu avec l’entreprise ? combien cela leur a-t-il coûté ? qu’ont dit les invités ?, etc.
Ce sont des questions qui peuvent vous aider à prendre la bonne décision, de sorte que vous pouvez déterminer si la société de restauration est adaptée à votre besoin et aux spécificités de votre événement.
Quels sont les points à prendre en compte lors du choix d’un traiteur corporate ?
Le succès de votre événement dépend totalement de la qualité de la gastronomie offerte.
En effet, le cahier des charges est une étape très importante pour pouvoir comparer les offres de chaque traiteur corporate. Ainsi, pour que les traiteurs contactés puissent vous faire des offres comparables, il faut rédiger un cahier des charges décrivant le besoin avec précision.
Il s’agit de demander un certain nombre d’informations avant d’engager un service de restauration, car les critères inclus influencent la qualité et le prix du service de restauration.
Voici quelques-uns des points dont vous devez tenir compte lorsque vous rédigez le cahier des charges pour un service de traiteur d’événement idéal :
Les quantités d’aliments
Lors d’événements d’entreprise, la tendance est d’offrir des plats plus petits mais plus variés. Ainsi, les entrées sont dès le début si variées et avec tant d’élaborations (froid, chaud, vivant, etc.). Généralement, une multitude de petites portions de collation est préférable à des repas copieux. Or, la nature de l’événement et le type d’invités sont aussi des critères à prendre en compte à cette étape.
La qualité d’aliments
Les invités aux événements d’entreprise sont très exigeants sur la qualité de la gastronomie, car ils ont tendance à être plus exquis. Il faut donc exiger à son traiteur corporate un niveau de qualité d’aliments digne de votre réputation et image d’entreprise.
La description du service
Dans cette description, doivent figurer :
- Le type de service souhaité : buffet, banquet, etc.
- La façon dont le service est effectué : placage, en plateaux, etc.
- Les caractéristiques des installations à mettre en place : salle à manger pour X personnes, nombre de bars, etc.
La prise en compte des intolérances des invités
L’entreprise de restauration est amenée à consulter les organisateurs de l’événement au sujet des intolérances des participants. Ainsi, elle doit :
- S’assurer des ingrédients contenus dans chaque plat afin d’éviter une éventuelle contamination et des problèmes ultérieurs.
- Faire une description détaillée des plats et boissons, ainsi que les variantes (cœliaque, intolérante au lactose…)
La description de la production technique
Cette section doit détailler comment l’événement sera organisé et quels moyens seront utilisés, ainsi qu’un calendrier des tâches que les employés devront accomplir pour savoir quand servir, quand aller chercher, etc.
La description des ressources à mobiliser
Il s’agit ici des ressources matérielles et humaines du service de restauration. Combien de tables utiliser, quelle vaisselle, quelles nappes, etc. En plus du nombre de serveurs ou de cuisiniers à mobiliser en fonction du nombre d’invités à l’événement.
La dégustation
Dans la mesure du possible, il faut toujours essayer la nourriture et les boissons du traiteur corporate à engager. Généralement, si vous contactez les entreprises de restauration avec suffisamment de temps, elles vous proposeront une dégustation avec un menu fait spécialement pour vous.
Grâce à son expertise de plus de 30 ans dans le domaine du multiservice, le groupe RMO a créé sa filiale de restauration collective SMYL, afin de satisfaire les besoins de ses clients en alliant savoir-faire culinaire et maîtrise opérationnelle.
SMYL s’engage aujourd’hui à vous assurer des prestations complètes, en mettant en place le meilleur personnel de restauration, formé et doté du savoir-faire nécessaire pour créer des solutions de restauration adaptées à toutes les activités et tous les âges et permettre au plus grand nombre d'usagers de bénéficier, au sein de leur organisations, de repas nutritionnellement équilibrés, réalisés à partir d’ingrédients de qualité et servis dans un cadre propice à la détente et au partage.
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